ظهر مع التطور التكنولوجي الهائل في أجهزة الكمبيوتر وتطبيقاته، وفي الأجهزة الإلكترونية، مفهوم “الأتمتة” التي تُستخدم في الإدارة والمنزل.
صبحة بغورة تكتب التنمية الاحتوائية
الإدارة الحديثة
والتي تختلف عن “المكننة” المشتقة من الماكينات؛ إذ يكمن الفرق بينهما في حجم التدخل البشري الذي يقل كثيرًا في حالة الأتمتة.
والأتمتة (Automation)تعني التشغيل الآلي؛ وهي مصطلح حديث يعني تكثيف استخدام الأجهزة التكنولوجية الحديثة- التي لا تتطلب تدخل الإنسان، إلا بقدر محدود جدًا-في معالجة الملفات الإدارية وتكنولوجياالمعلومات، ومجالات التصنيع، والتسويق، والتشغيل الآلي للأجهزة المنزلية، والمقصود؛ إحالة المهام اليدوية التي تُنفذ بالوسائل التقليدية في الإدارات) الورقة، والقلم،والاستمارات (، والتي تستهلك وقتوجهد الموظفين؛ من حيث ترتيب، وتبويب، وتصنيف الملفات، ومعالجة البيانات، ومعالجة الفواتير، وترتيب جداول عقد الاجتماعات، والتحديثالدوري لقواعد البيانات، ومطالعة البريد الإلكتروني.
وتعني أتمتة المكاتب؛القيام بالأعمال المكتبية،واستخدام الأجهزة الإلكترونية والكمبيوتر؛ وذلك بأسلوبين:
- الاستقلالية: حيث يجري العمل من خلال أجهزة كمبيوتر شخصية؛ إذ يعمل كل جهاز بشكل منفصل ومستقل عن الأجهزة الأخرى.
- وهذا الأسلوب يكون مناسبًا للمنشآت البسيطة،والإدارات الصغيرة المحدودة الصلاحية والمهام.
- التكامل: وهو الأسلوب الأكثر ملاءمة للمنشآت الكبيرة والمتوسطة؛وذلك باستخدام جهاز مركزي، أو شبكة أجهزة كمبيوتر مترابطة، يؤدي كلٌ منها عملًا محددًا يخدم تفاصيل مهام الهدف الأكبر.
وعلى ذلك، أصبح المكتب الحديث يحتاج إلى تجهيز خاص.
ومتطلبات متطورة من الأجهزة التكنولوجية التي قد تختلف في قليل منها عن محتويات مكتب آخر بنفس المنشأة.
وهو ما يتوقف على حجم وأسلوب تطبيق الأتمتة، سواء كن الاستقلالية أو التكامل، وأهم هذه الأجهزة ما يلي:
- أجهزة الكمبيوتر(HARDWARE): وتتضمن المعالج المركزي، والذاكرة الرئيسة، والذاكرة المساعدة، ووحدة الأقراص، ووحدات الإدخال والإخراج مثل لوحة المفاتيح، والشاشة، والوحدات الطرفية، والطابعة، وأجهزة سكانر.
- برمجيات الكمبيوتر:(SOFTWARW) وهي برمجيات نظام التشغيل (WINDOWS)، وبرامج الجداول الالكترونية (مثل برنامج EXCEL).
- إلى جانب وبرامج التنظيم المكتبي DESK TOP، وبرامج قواعد البياناتACCESS، وبرامج الرسوم البيانية والمخططاتGRAPHICS .
- والبرامج الإحصائية (مثل SPSS)، وبرامج إدارة المشاريع (مثل MS PROJECT) ، وبرمجيات الاتصال الشبكي (NETWORK SOFTWARE)، والبرامج المحاسبية المتخصص
- وسائل الاتصالات: الفاكس، والبريد الالكتروني، والإنترنت باستخدام الكمبيوتر، والهاتف ونظم التوزيع الخاصة به، ونظم عقد المؤتمرات وتنظيم الندوات عن بُعد.
- وسائل التسجيل والحفظ:أجهزة معالجة النصوص، والكاتبة الإلكترونية،وأجهزة تصوير المستندات، وأجهزة الأوفست، ونظم المصغرات الفيلمية، والأرشيف الإلكتروني.
- تأثيث غرفة المكتب: تحديد موقع المكتب من الغرفة والأجهزة التقنية وكل ما يساعد على تطبيق أبرز مظاهر الإدارة الحديثة؛ وهي أتوماتية المكتب.
ولا شك في أنَّ تطبيق أتمتة المكاتب، يمنح الإدارة فرصة حُسن توظيف واستخدام العاملين حسب كفاءاتهم أحسن استخدام.
والعمل في أفضل الظروف بما يرفع مستوى أداء الموظفين والإداريين، بالإضافة إلى سرعة معالجة واستخلاص المعلومات.
وبالتالي زيادة رصيد المكتب من المعلومات، ورفع كفاءة وسرعة توصيل المعلومات المطلوبة أو اللازمة للمديرين.
بأكبر قدر من الأمن والسلامة؛ ما يعني تسهيل عملية اتخاذ القرار في الوقت المناسب، وتوفير الوقت.
واقتصاد الجهد في إنجاز العمل، ورفع مستوى الرقابة الإدارية،وخفض مصاريف الأعمال الورقية، وتقليل تكلفة الأجور والرواتب، وتقليل التكلفة بتقليل ساعات العمل.
أتمتة المكاتب ليست عملية مطلقة، بل هي نسبية، تزداد كلما قلَّ التدخل البشري فيها.
وأصبح الاعتماد على تنفيذ الأعمال المكتبية باستخدام الأجهزة الإلكترونية، ضرورة تفرضها تقنيات العصر في الإدارة الحديثة.
التي تعتمد على توفر المعلومات بالقدر الكافي لاتخاذ القرارات الصائبة في الوقت المناسب.
صبحة بغورة
التعليقات مغلقة.